Ordnungsgemäße Kassenführung
Die "ordnungsgemäße Kassenführung" bezeichnet eine bestimmte Art und Weise die Kasse bzw. die Bargeldtranskationen eines Unternehmens aufzuzeichnen. Die bestimmte Art und Weise richtet sich dabei nach dem Willen der Finanzverwaltung, die in einer sogenannten Kassenrichtlinie und in den GoBD (Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Datenspeicherung) niedergeschrieben sind.
Die Kassenführung für Bargeld steht seit einiger Zeit verstärkt im Fokus der Fiskus. Neben einer sogenannten "Kassenrichtlinie" gültig seit dem 1.1.2017 wurde zum 1.1.2018 die sogenannte "Kassennachschau" eingeführt, bei der ohne Voranmeldung jederzeit ein Finanzbeamter einen Kassensturz (Bargeldzählung und Abgleich mit dem Kassenbuch) durchführen kann. Im Regelfall erscheinen die Beamten morgens bei Geschäftseröffnung, lassen sich das Kassenbuch zeigen und zählen das Geld. Festgestellte Differenzen berechtigen den Beamten zur Hinzuschätzung beim Umsatz und Gewinn. Zwar muss die Hinzuschätzung "sachgerecht" sein, jedoch führen diese "Hinzuschätzungen" leider immer wieder zu nicht unerheblichen Steuernachzahlungen.
Grundregeln der Kassenführung / Bargeldaufzeichnung:
- Jede Kasse ist täglich zu zählen . Dies ist zu protokollieren.
- Jede Transaktion mit Bargeld ist einzeln aufzuzeichnen. Dazu gehört auch der Name des Kunden und ggf. die Adresse. Ausnahmen gibt es nur, ... "wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl unbekannter Personen verkauft werden." Eine Typische Ausnahme ist z.B. die Currywurstbude oder der Dönerimbiss. Keine Ausnahme ist aber der Frisörsalon, der Taxifahrer oder der Fahrlehrer. In den drei Fällen ist es dem Unternehmer zuzumuten die Transaktion mit dem Namen aufzuzeichnen.
Arten der Kassenführung (Bargeldaufzeichnungen):
1. Mit Registrierkasse (Regelfall)
Die häufigste Lösung ist eine elektronische Registrierkasse. Diese Kasse oder auch ein IT- Kassenssystem erledigt im Normalfall alle notwendigen Vorgänge. Es gibt dafür sehr viele verschiedene Anbieter. Vorab ist aber zu prüfen, ob das System alle wichtigen Funktionen beinhaltet:
- Verfügbarkeit eines aktuellen Kassenbestandes
- Einzelaufzeichnung aller Transaktionen
- Zählprotokoll
- Revisionssichere Archivierung aller Daten
- GoBD-Konformität, am Besten mit schriftlicher Zertifizierung
- GdPDU-Schnittstelle zum Finanzamt (USB-Schnittstelle/Cloud)
Erscheint hier der Prüfungsbeamte, erhält er Zugang zur Cloud oder lädt die Daten auf einen USB-Stick oder direkt in seinen Laptop.
2. Ohne Registrierkasse: nur "wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl unbekannter Personen verkauft werden"
Ist keine Registrierkasse vorhanden, spricht man von einer "offenen Ladenkasse". Die Aufzeichnungen müssen daher manuell, also mit Stift und Papier vorgenommen werden. Es beginnt am Morgen mit dem Kassen-bestand, dem Wechselgeld. Abends wird dann erneut die Kasse gezählt und der Bargeldbestand protokolliert (Zählprotokoll, siehe Muster). Tagsüber herausgenommene Beträge werden hinzugerechnet. Privat eingelegte Beträge abgezogen. Gleiches betrifft Zahlungen mit EC oder Kreditkarte sowie Bankabhebungen oder -einzahlungen. Die Differenz zwischen Anfangsbestand und Endbestand ist dann die steuerlich wirksame Tageseinnahme. Nachfolgend bereitgestellte Vordrucke sollten somit täglich ausgefüllt und archiviert werden:
Beratungshinweis:
Es sei noch einmal darauf hingewiesen, dass Unregelmäßigkeiten aber auch fehlende Kassenberichte und fehlende Zählprotokolle regelmäßig zu Hinzuschätzungen beim Umsatz und Gewinn führen, die im Ergebnis steuerliche Nachzahlungen zur Folge haben. MS-Excel oder ähnliche Softwareprodukte sind übrigens laut Finanzamtsmeinung für die Kassenführung und Bargeldaufzeichnungen (da jederzeit änderbar) nicht zulässig.
RECHTSGRUNDLAGE:
- §§ 145 und 146 AO
- §§ 238 und 239
- BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (GoBD)
- BMF-Schreiben vom 22.12.2016 (Kassenrichtlinie)